Implementacja rozwiązań z platformy typu Low Code w szybko rozwijającym się przedsiębiorstwie w celu optymalizacji i przyśpieszania przebiegu procesów

Abstract

Niewątpliwie ogromnym wyzwaniem stojącym przed firmą, która w związku z dynamicznym rozwojem przechodzi ze Start Upu w korporację, jest odpowiednie wprowadzenie nowych rozwiązań, które ułatwią codzienną pracę oraz jednocześnie nadążą nad tempem przyrostu nowych klientów jak również pomogą ujednolicić i usprawnić procesy niezbędne do stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale także do jego dalszego rozwoju. Niniejsza praca poświęcona jest moim obserwacją i procesom myślowym jak również rozwojem automatyzacji i wprowadzaniu nowych procesów i programów w bardzo szybko rozwijającym się przedsiębiorstwie dla którego w pewnym momencie stare podejście było niewystarczające do aktywnego polepszania rozwiązań dostarczanych klientom jak i również pracownikom. Chciałam przelać tutaj doświadczenie, które zdobyłam w ostatnim roku i skupić się na procesie wdrażania nowych rozwiązań technicznych oraz wyzwaniach, które stoją przed zespołem Developerskim, aby nie zaprzepaścić uzyskanych wyników sprzedażowych i renomy firmy w związku z nienadążaniem za tempem przyrostu. Głównym celem jest zautomatyzowanie procesów dla działu handlowego oraz Customer Success w celu zwiększenia efektywności wykonywanych obowiązków i podarowaniu czasu, który był zużywany na pracę manualną poszczególnych pracowników, aby mogli spożytkować go na pracę bardziej kreatywną czy też kontrolną. Dodatkowo ważnym aspektem jest wykrycie błędów w procesach Automatyzacji w programie SalesForce, zamiana Process Builderów na Flow i ustrukturyzowanie w formie zebrania pojedynczych małych procesów w większe w celu zapobiegania braku uruchomienia automatyzacji spowodowanego zazębieniem się kilku ścieżek w jednym momencie. Wprowadzając nowe rozwiązanie w firmie X zdecydowaliśmy się na optymalizację procesów, ponieważ poprzednie były zbyt elastyczne, gdyż były stworzone na firmę, która biorąc pod uwagę elementy składowe identyfikacji wielkości przedsiębiorstwa należała do grupy małego przedsiębiorstwa. Szybki rozwój zmusił do zmiany i ustrukturyzowania przepływów. W tej pracy skupiam się na szczegółowym przedstawieniu opisu technicznego tworzenia nowych automatyzacji dla dwóch wybranych procesów, które udało mi się usprawnić w firmie X. Niewątpliwie było ich więcej w ostatnich miesiącach mojej pracy, gdyż praca jako Salesforce Admin wiążę się z ciągłym usprawnianiem i ulepszaniem wykonanej rzeczy, ponieważ ta platforma w bardzo szybkim tempie wprowadza nowe rozwiązania i ulepszenia, nowe nakładki. Również rynek w którym pracuje bardzo dynamicznie ulega zmianom. Dlatego tworząc nowe usprawnienia trzeba mieć niezwykle otwarty umysł i być przygotowanym na to, że prawdopodobnie zaraz będzie można je ulepszyć dzięki nowym możliwościom platformy Salesforce. Jest to niezwykle uczące dynamicznej pracy, elastyczności do podejścia procesowego i przygotowuje mózg do tego, że zmiana to jedyna pewna rzecz. Myślę, że wpływa to bardzo dobrze na rozwój komórek myślowych i pogłębianiu swojej wiedzy. Procesy na których oparłam swoją pracę korzystają z dwóch najczęściej stosowanych produktach Salesforce czyli Sales Cloud i Service Cloud, jednak starałam się dobrać je w taki sposób, aby nie były ograniczone do podstawowych rozwiązań. Zawierają dodatkowo opis integracji z innymi systemami, opisują proces tworzenia Flow czyli automatyzacji opartej na przepływie i wyzwalaczach oraz zawierają w sobie rozwiązania ze sklepu AppExchange czyli rozwiązań zbudowanych na platformie Salesforce. Swoją pracę zaczęłam od przedstawienia podstawowych informacji na temat platform typu low code, modelu Saas, chmurze, aby potem wdrożyć czytelnika w zobrazowanie czym jest Salesforce i jakie rozwiązania oferuje. W kolejnej części pracy poświęciłam uwagę na główną zmianę jaka wydarzyła się w firmie X czyli na zmianę przechowywania danych z wielu systemów w jeden czyli w Salesforce. Jest to krótki rozdział, ponieważ z uwagi na utrzymanie tajemnicy firmy nie chciałam podawać szczegółów integracji z bazami danych, jednak uznałam, że opis ogólny faktu zmiany przechowywania danych jest niezwykle istotny, ponieważ dopiero na kompletnych danych można zbudować zaufanie pracowników do używania nowej platformy oraz budować na niej kolejno nowe optymalizacje procesów biznesowych. Dalsza część pracy przedstawia szczegółowy opis zautomatyzowania przeze mnie dwóch procesów, które wsparły pracę działu Handlowego oraz działu obsługi klienta. Zapraszam do lektury i mam nadzieję, że udało mi się poniżej przedstawić korzyści płynące z wprowadzonych zmian.